202001.09
0

Elektronik Tebligat Hakkında Hukuki İnceleme

Yazımız 2017 yılının başında kaleme alınmış olup mevzuat ve uygulamada farklılıklar söz konusu olmuştur. Lütfen elektronik tebligata ilişkin soru ve danışmanlık hizmetleri için ofisimizle iletişime geçiniz.

PTT-KEP sitesinde e-tebligat tanımı “Elektronik Tebligat (e-Tebligat), Tebligat Kanunu’nda belirlenen tebligat çıkarmaya yetkili merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanan tebligatların e-Tebligat Yönetmeliğine uygun olarak değiştirilemez ve inkar edilemez bir şekilde kayıtlı elektronik posta (PTTKEP) yoluyla alıcılarına iletilmesidir.” şeklinde yapılmıştır.

Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi (UYAP) internet sitesine göre elektronik tebligat “Tebligat Kanunu 7/a maddesi ve elektronik tebligat yönetmeliğine göre tebligat çıkarmaya yetkili merciler tarafından tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla gönderilen bildirimdir. Fiziki ortamda yapılan tebligatla aynı sonuçları doğurmaktadır.” şeklinde  açıklanmıştır. Yine ilgili sitede Elektronik tebligatın sağlayacağı kolaylıklar şu şekilde sıralanmıştır;

  1. Fiziki ortamda haftalar süren tebligat işlemi, elektronik ortamda saniyeler içinde tamamlanmaktadır. Tebligat elektronik ortamda okunmadığı takdirde beşinci gün sonunda okunmuş sayılmaktadır.
  2. Fiziki ortamda tebligat ücreti 9,00-TL iken elektronik ortamda 4,50-TL olarak belirlenmiştir.
  3. Elektronik ortamda tebligat yapıldığı takdirde hiçbir çıktı alınmayacağı için doğanın korunmasına fayda sağlanmış olacaktır.
  4. Elektronik ortamda yapılan gönderilerin ne zaman yapıldığı, göndericinin ve alıcının kim olduğu, gönderilen iletinin ve eklerinin ne olduğu aşamaları veri tabanında tutulmaktadır. Bu sayede gönderici taraf iletinin kendisi tarafından gönderilmediğini, alıcı taraf da kendisine ulaşmadığını ve iletim zamanını inkâr edememektedir.

7201 sayılı Tebligat Kanunu ve bu kapsamda hazırlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği uyarınca anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin e-tebligat amaçlı KEP adresi edinmeleri zorunlu olup, bu şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması ve bu muhatapların tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligata elverişli KEP adreslerine bildirmeleri zorunludur.

​Her kamu kurumu e-tebligat yapmaya yetkili midir?

19 Ocak 2013 tarih  ve 28533 sayılı resmi gazetede yayımlanan “Elektronik Tebligat Yönetmeliği”  1. Maddeye göre:

(2) Bu Yönetmelik, kazaî merciler, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I) sayılı cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, (II) sayılı cetvelde yer alan özel bütçeli idareler, (III) sayılı cetvelde yer alan düzenleyici ve denetleyici kurumlar, (IV) sayılı cetvelde yer alan sosyal güvenlik kurumları ile il özel idareleri, belediyeler, köy hükmî şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılacak elektronik tebligatları kapsar.


KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP)


A-Tanım ve Kanuni Dayanak

“Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı gönderdiğiniz biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit eden, içeriğin kesinlikle değişmemesini ve içeriği yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiren sistemdir.”

Kayıtlı elektronik posta sisteminin hukukî ve teknik yönleri ile işleyişine ilişkin usul ve esasları 25.08.2011 Tarihli 28036 Resmi Gazetesayılı Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine ilişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile düzenlenmiştir. Bu Yönetmelik, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1525. inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır:

“MADDE 1525- (1) Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18 inci maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder.

(2) Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.”

Alan adı kullanımı örnekleri:

  1. adı.soyadı@hs03.kep.tr
  2. gerçekkişiadısoyadı@kurumadı.hs03.kep.tr
  3. mersisno@hs02.kep.tr

B- Sağladığı Avantajlar

Standart elektronik posta kullanımında (hotmail, gmail, mynet vs.) bazı temel problemler ve bilinmezliklerle karşılabiliyoruz. Öncelikle e-posta adres sahiplerinin gerçekte kim olduğu sorunu, yani mail hesabında yazan isimin gerçekten o kişi olup olmadığı sorunu ile karşılaşıyoruz. Yine bu standart e-posta sağlayıcıları iletişim sırasında gönderilerin iletilme zamanlarını garanti edemiyor ve en önemli sorun olarak karşımıza göndericiden alıcıya iletilen mesajın iletim süreci boyunca değiştirilip değiştirilmediği tespit edilemiyor. Standart e-mail hizmetlerinde gönderilerin yasal delil niteliği tartışmalı olmakla beraber  kesin delil olarak kullanılması söz konusu olamıyor.

İşte bu sorunlara çözüm olarak kayıtlı elektronik posta sistemi  hazırlanmış ve  uygulamaya geçirilmiştir. Standart e-posta servisleri ile ilgili saydığımız problemler KEP sisteminde karşımıza çıkmamaktadır. KEP sistemi ile, gönderici ve alıcı kimlikleri, gönderim zamanı, teslim edilme zamanı, erişilme zamanı ve içerik bütünlüğünü kesin ve değiştirilemez olarak korunacaktır ve kullanıcılara güvence sağlanacaktır.(Sistemin adında geçen “kayıtlı” kelimesi içeriklerin kayıt edildiği değil kullanıcıların kayıt edildiği anlamına gelmektedir.)

KEP sistemi bünyesinde gönderici ve alıcı kimlikleri, gönderi zamanı, teslim edilme zamanı, erişilme zamanı veiçerik bütünlüğünü kesin ve değiştirilemez olarak koruyarak, taraflardan herhangi birinin inkâr edemeyeceği yasal bir delil olarak 20 yıl süreyle saklanmaktadır.


C-Kullanım Alanları

KEP sistemi ile: resmi yazışmalar,bilgi aktarımı, e-tebligat, e fatura, tacirler arası ihbar ve ihtarlar, belge paylaşımı, tüketici şikayetlerinin yapılması, kurumlardan bilgi talep edilmesi, teklif, sipariş, sipariş onayı gibi bir çok işlem yapılabilmesi planlanmaktadır.

Kurumlar arasında:

Teklif

İhale Şartnamesi

Sözleşme

Sipariş Formu

Tedarikçi Değerlendirme

İhtar/ İhbar

Sözleşme Fesih Bildirimi

Performans Değerlendirme

Fatura


Kurum ile müşterileri arasında:

İhtar/İhbar

Talimat

Başvuru

Teklif

Ekstre

Fatura

Sözleşme/Sözleşme Yenileme

Tarife- Servis Değişiklikleri

Geciken Ödeme Bildirimleri


Kurum ile çalışanları arasında:

Şirket içi duyurular

Bordro

İhtar

Sözleşme

Yıllık izin kullanımı

Mazeret izni kullanımı

İstifa mektubu

Atama/Görevlendirme

Performans Değerlendirme

Maaş artışı/Prim ödemesi


D- Başvuru ve Kullanımı

KEP üzerinden posta gönderebilmek  için posta gönderecek kişinin e-imza(veya mobil imza) sahibi olması gerekmektedir, e-imzası olmayanların KEP üzerinden sadece  e-posta almalarına olanak sağlanmıştır. (Elektronik imza (e-imza), elektronik ortamda bulunan bir belgeye eklenerek imzalayanın kim olduğunu belirlemeye yarayan veridir. 5070 Sayılı Kanun uyarınca e-imza, ıslak imza ile eşdeğerdedir. e-imza sertifikası dağıtmaya yetkilendirilmiş kuruluşlar tarafından dağıtılan sertifikalar kullanılarak imzalama işlemi yapılır. Elektronik imza, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından onaylı Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılar tarafından sunulmaktadır. Bu firmaların listesi ve diğer bilgilere http://tk.gov.tr/bilgi_teknolojileri/elektronik_imza/eshs.php adresinden ulaşılabilir.)

KEP başvurusu vekil aracılığıyla yapılabilmektedir, vekalet içeriğinde şirketi temsil edecek olan kişinin şirketi borçlandırmaya yetkili olması gerekmektedir.

KEP için başvuru farklı Kayıtlı Elektronik Posta Hizmeti Sağlayıcıları (KEPHS)’na yapılabilmektedir.  Hizmet sağlayıcılarına başvuru şekilleri küçük farklılıklar göstermekle beraber başvurularda genelde online başvuru ve ardından gerekli belgelerin teslimi şeklinde bir yol izlenmektedir.

Gerçek Kişiler için Gerekli Belgeler

  1. Kimlik fotokopisi (T.C. Kimlik numarası içeren Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi, gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen resmi belge fotokopisi)
  2. Bireysel Müşteri Taahhütnamesi’nin imzalı hali ve eki olarak başvuru formu

Tüzel Kişiler için Gerekli Belgeler

  1. Tüzel kişinin MERSİS numarası var ise mersis kaydı ve numarası
  2. Ticaret sicil numarasını içeren, Ticaret Sicil Memurluklarından alınmış olan Ticaret Sicil Tasdiknamesinin veya Faaliyet belgesinin fotokopisi
  3. Noter onaylı imza sirkülerinde yer alan yetkilendirmelere uygun olarak imzalanmış ve kaşelenmiş Kurumsal taahhütnamenin aslı ve eki olarak başvuru formu
  4. Tüzel kişilerin işlem yetkilisi olarak belirledikleri kişilerin kimlik tespiti için nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi, avukatlık belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî belge
  5. Noter onaylı imza sirkülerinin aslı ya da noter onaylı ‘aslı gibidir’ kopyası (TNB KEP merkezlerine gelen,  yerinde kimlik doğrulama hizmetinden faydalanan ya da TNB KEP tarafından yetkilendirilmiş bayi/iş ortağı ve yetkili personeller aracılığıyla kimlik doğrulama hizmetinden faydalanan şirketlere imza sirkülerinin orijinalinin görülmesi esas olmak üzere fotokopisi ile işlem yapılabilir.)
  6. Başvuru sahibinin şirketin kanuni temsilcisi olduğu ilan edilen, imza sirkülerinin müstenidatı ticaret sicil gazetesinin fotokopisi
  7. İşlem yetkilisi, şirketin kanuni temsilcisi değil ise noter onaylı KEP konulu vekaletnamenin aslı  *

E- Ücretlendirme

KEP hesabı için başvurularda abonelik ücretleri hizmet sağlayıcılara göre farklılık göstermektedir. İhtiyaçlara göre farklı tarife paketleri de bulunmaktadır. Örneğin sadece  posta  almak isteyen ancak yollamayacak bir kişi “sadece gönderi al” tarifesinden yararlanabilecekken “gönder ve al” tarifesinden de farklı ücret karşılığında yararlanılabilecektir. Yine aynı şekilde kurumsal, bireysel ve kamu kuruluşlarıyla ilgili başvurular  için de farklı ücretlendirmeler söz konusudur. Sistem üzerinden gönderilecek iletinin boyutuna göre farklı hizmet sağlayıcıları farklı ücretler talep etmektedir. Örnek vermek gerekirse, PTTKEP yıllık abonelik ücreti olarak 35,00-TL talep etmektedir ve yanında 100MB saklama alanı vermektedir,  0-5MB büyüklüğü arasındaki iletiler için 1,5-TL ücret almaktadır. Ancak farklı bir hizmet sağlayıcı TÜRKKEP ise aylık abonelik için 60-TL talep etmektedir. Yine farklı hizmet sağlayıcıları sitelerinde farklı ücretlendirmeler söz konusudur ve çeşitli kampanyalar, paketler bulunmaktadır.


ELEKTRONİK TEBLİGAT ZORUNLULUĞU

“6099 s.lı Kanun ile 7201 sayılı kanuna ELEKTRONİK TEBLİGAT başlığı ile 7/a maddesi eklendi. Bu hükme göre, gerçek kişiler için elektronik tebligat isteklerine bırakılırken, Anonim, Limited ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler için elektronik tebligat zorunlu hale getirildi. Maddeye göre elektronik tebligatın zorunlu nedenlerle (teknik altyapı nedenleri) ötürü yapılmaması durumunda, tebligatın diğer usullerle yapılacağı kabul edildi.”

19 Ocak 2013 tarihinde resmi gazetede yayımlanmasının ardından elektronik yolla tebligat yapılması zorunluluğuna ilişkin  11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na 11.01.2011 tarihinde 6099 Sayılı Kanun ile eklenen 7/a maddesine dayanılarak hazırlanan 19.01.2013 Tarihli RG 28553  Sayılı ve 19.01.2013 Tarihinde yürürlüğe giren, Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin  7. madde hükmü  29 Haziran 2015 tarihinde Adalet Bakanlığının duyurusu ile uygulanmaya başlanmıştır.

İlgili yönetmeliğin 7. maddesi a fıkrasına  göre “Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.” şeklinde sermaye şirketi statüsündeki sayılan bu şirketlere e-tebligat yapılması zorunluluğu getirilmiştir. Maddenin devamında “Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır.” şeklinde bir düzenleme ile de gerçek kişi ve sermaye şirketi dışında sayılan tüzel kişiler e-tebligat zorunluluğu dışında tutulmuşlardır.

Bu muhataplara, elektronik tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması halinde kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır ve bu tebligata müteakip tebligatların elektronik ortamda yapılacağı bildirilir.

Bahsi geçen sermaye şirketleri e- tebligat kullanmak amacıyla kep adresi edindiklerinde, PTT tarafından sağlananan “KEP REHBERİ” listesine kaydolurlar. Bu şirketlere e-tebligat yapılacağı zaman bu rehber üzerinden kamu kurumları tebligatlarını yapabilmektedir ancak yine de ilgili şirketlerin tebligat aldıkları kurumlara e-tebligat alabilmek amacıyla KEP adreslerini dilekçe ile bildirmelerinde fayda vardır.

Avukatların e-tebligat adresleri  UYAP üyelik bilgilerine eklenebilir hale gelmiştir, görüleceği üzere e-tebligatın kullanım alanı genişlemektedir. Ancak şimdilik avukatların e-tebligat kullanımına ilişkin bir zorunlulukları bulunmamaktadır.


İLGİLİ KANUN, YÖNETMELİK VE TEBLİĞLER

27846 Sayılı ve 14.02.2011 Tarihli Türk Ticaret Kanunu :

http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2011/02/20110214-1-1.htm

E-Tebligat Yönetmeliği

http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2013/01/20130119-8.htm

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

http://www.btk.gov.tr/duyurular/dosyalar/KEP_Yonetmelik.pdf

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ

http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2011/08/20110825-21.htm

Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ

http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2012/05/20120516-13.htm

Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğde Değişiklik Yapılmasına İlişkin Tebliğ

http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2013/03/20130306-7.html